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OmniFocusの使い方-アクションの追加その3

引き続きOmniFocusのアクションの追加方法について。今回はメールによるアクションの追加です。

OmniFocusでタスク管理をしているけど、会社ではWindowsを使用していて思うようにアクションの追加できないケースって多いと思います。OmniFocusはクラウドでは同期しかできませんし。

もちろんiPhone版でアクションを追加することはできますが、会社で大量にアクションを追加するためにはこのメールで追加する機能が便利かと思います。

メール機能を使用するための設定

この機能を使うにはOmniFocusの環境設定であらかじめ設定をしておく必要があります。まず、Mail環境設定で、OmniFocusのアクションを自動生成するためのMailルールを追加するにチェックをします。そして、「次で始まる件名:--」にチェックをして、許可する差出人にアクションを追加するときに使用するメールアドレス(私の場合、会社のメールアドレス)を入力します。

とりあえず、これでメール機能を使用することができるようになります。件名の頭に「--」をつけたメールがアクションとして追加されます。肝心のメールの送信先ですが、これはMail.appに送ることになります。OmniFocusで直接受信できるわけではなく、Mail.appで受信したものがOmniFocusに反映されるというわけです。ですので、会社からメールでアクションを追加しても、即座にiPhone版でそれを確認することができません。OmniFocusの仕様上しかたのないことではありますが、少し残念な部分です。すぐにiPhoneで確認しなければならないようなアクションはiPhoneで入力するか、その場で片付けてしまうしかありません。

プロジェクト、コンテキストおよびメモの設定

「>」+プロジェクトでプロジェクトを、「@」+コンテキストでコンテキストを設定することができます。ただし、プロジェクトやコンテキストはすでに設定されているものに限ります。

例えば、「--サンプルタスク>プロジェクト1@コンテキスト1」というタイトルでメールを送ると、「サンプルタスク」が「プロジェクト1」というプロジェクトに追加され、「コンテキスト1」というコンテキストが設定されています。なお、メール本文に入力したものがメモとなります。

複数のアクションの追加

1通のメールで複数のアクションを追加することもできます。「--」を行頭につけてアクションを本文に記述するだけでOKです。上記のプロジェクト等の設定と組み合わせると1通のメールでかなりのことができるようになります。

ただ、GTD的にはプロジェクトの設定などの処理は後でまとめてするべきだと思っているので、私の場合はもっぱら下記のような感じでメール機能を使用しています。

週次レビューは自宅のMacで行いますが、やはり仕事中に作業を思い出すこともよくあります。ToodledoからOmniFocusに乗り換える際に会社でのアクションの追加をどうするかということが一番の課題でしたが、このメール機能により今のところ特に問題なく運用できています。大量でなければiPhoneでアクションを追加するのもそれほど苦にはなりませんし。

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